World Study + G Suite
Instituição de intercâmbio impulsiona a colaboração entre as equipes com o Google Apps for Business. Dedalus ficou responsável pela implantação, treinamento e suporte aos usuários
A World Study Educação Intercultural comemora mais de 20 anos no mercado de intercâmbio cultural, superando mais de 60.000 mil alunos atendidos neste período, através de parcerias com mais de 300 instituições de ensino, em quase 40 países. A instituição aumentou a sua produtividade e colaboração entre equipes a partir da utilização do Google Apps for Business, adotada para substituir um serviço de e-mail defasado, que apresentava muita instabilidade e erros no envio de mensagens, trazendo muitos problemas de comunicação entre as áreas da empresa, alunos, parceiros e fornecedores.
O desafio
Como a World Study possui uma ampla gama de serviços aos alunos – desde apoio ao intercâmbio até o aconselhamento psicológico ao aluno que vai para outro país conviver com pessoas e culturas muito diferentes -, a empresa manuseia uma grande quantidade de informações e documentos. A necessidade de grande espaço para armazenamento de arquivos também foi atendida com o Google Drive.
“A parceria com centenas de escolas internacionais, inúmeros eventos, feiras e cursos existentes no exterior também exigem a gestão de um grande volume de informações sobre as instituições e seus processos de matrícula, brochuras com apresentação das escolas, cursos, acomodações, localização etc. Resolvemos utilizar o Google Sites para facilitar o processo de comunicação e colocar este grande volume de informações disponível via Web para os colaboradores. Criamos uma intranet operacional para isso”, conta Laíse Menucci, assistente de Marketing da World Study, responsável pelo projeto de implantação do Google Apps for Business.
A solução
Se antes não conseguia ter grandes benefícios com seu servidor de e-mail, com o Google Apps for Business, a World Study passou a utilizar maciçamente outras ferramentas da plataforma, como o Google Plus para divulgar as promoções. Com o calendário, ela organiza a divulgação e participação em feiras internacionais de que participa para promover seus serviços e obter certificações e novas parcerias. “Como estes eventos acontecem o ano todo e preveem a participação das unidades, usamos este recurso para que a agenda seja compartilhada com todos os colaboradores”, diz Laíse.
“O Google Talk é utilizado diariamente e estamos começando a usar o Hangout, que nos permite realizar muitas reuniões. Também utilizamos os formulários do Google para campanhas, inscrições em workshops e eventos. Isso nos dá muita tranquilidade, coisa que não acontecia antes com o sistema anterior”, destaca.
O resultado
Os benefícios são tantos que Laíse Menucci se mostra altamente satisfeita com os resultados do projeto, que contou com a participação da Dedalus na migração e no apoio aos usuários. “Primeiro porque o problema da instabilidade do serviço de e-mail foi eliminado. Depois, com a grande velocidade com que a gente consegue fazer as coisas e o fato de estar tudo integrado, o que ajudou muito na participação dos colaboradores, além de contar com a expertise da Dedalus em projetos de computação em nuvem, nos deu muita segurança”, conta.
Ela lembra uma ocasião em que a World Study possuía um web site que caiu quatro vezes e todas as informações foram perdidas. “Tivemos que refazer todo o upload das informações de novo e por quatro vezes! Agora temos estabilidade, mobilidade, velocidade e integração. Com o Google Apps, a nossa parte operacional melhorou muito”, revela.
Mauricio Fernandes, presidente da Dedalus, comenta que a World Study é um exemplo de como a computação em nuvem pode auxiliar as empresas a impulsionar a colaboração e a melhoria dos processos de negócios e de comunicação. “As empresas que migraram para o Google Apps – independente de seu tamanho e segmento de mercado – se tornaram mais ágeis, seus processos mais eficientes, além de reduzir seus custos operacionais e de TI”, destaca o executivo.
